Struktura audytu jest rozbudowana, dlatego też audytorzy najczęściej korzystają z list kontrolnych. Jedni z nas je kochają, innych przechodzą ciarki na samą myśl o korzystaniu z nich, ale pewne jest, że pomagają one zorganizować pracę i dają pewność, że nie pominęliśmy ważnych etapów audytu.
Jasne jest też, że każdy zespół ma inne potrzeby, czas, zasoby i inną kulturę firmy, więc ich listy będą się od siebie różnić budową. Ale czy jedna checklista pozwoli sprawnie prowadzić wszystkie audyty stron internetowych? Czy rozpoczynając pracę nie masz czasem wrażenia, że część pytań nie odnosi się do audytowanej witryny?
Moim celem nie jest negowanie zalet tworzenia listy kontrolnej, ale zwrócenie uwagi na jej aktualność.
Spis treści
Sprawdź aktualność przed każdym projektem
Pozostaw miejsce na kreatywność
Sprawdź aktualność przed każdym projektem.
10 rzeczy, które warto zrobić przed podróżą, 7 kroków do sukcesu w e-commerce czy 5 wskazówek jak skutecznie zarządzać czasem – każdy z nas trafia na tego typu artykuły. Tylko czy rzeczywiście stosujemy się do wskazówek właśnie z tego jednego artykułu? Oczywiście, że nie, nie zawsze odpowiada on naszym celom lub brakuje odpowiedzi na jedno z ważnych dla nas pytań. W takiej sytuacji szukamy dalej, kończąc z własną spersonalizowaną listą.
Pozostaw miejsce na kreatywność
Lista kontrolna jest jak przewodnik dla audytora, powinna prowadzić, wskazywać drogę, a nie zamykać drzwi. Na pewno spotkaliście się z listami tak długimi, że czas potrzebny na przepracowanie wszystkich punktów był dłuższy niż czas, który mieliśmy na wykonanie zadania. Jednocześnie świadomość, że lista zawiera wszystkie niezbędne punkty hamowała w nas kreatywność, pomijaliśmy ważne aspekty projektu, ponieważ nie znaleźliśmy punktu, który by im odpowiadał, a czas na wykonanie zadania zbliżał się ku końcowi.
Skupiając się na przejściu wszystkich pozycji zapominamy o przemyśleniach, które towarzyszyły nam podczas pracy. Co gorsza zgłaszając uwagi nasza lista kontrolna będzie rosła i rosła. Z biegiem czasu dodatkowe wymagania (a więc nowe pytania) są identyfikowane i dodawane. W niektórych sytuacjach pewne pytania są po prostu nieistotne. Nie mają zastosowania i nie są potrzebne. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że regularne przeglądanie tej samej listy wpłynie na spadek skuteczności audytorów. Mówiąc prościej, audytorzy będą prawie pewni, że już znają odpowiedzi, więc istnieje tendencja do wpadania w rutynę i pisania dokładnie tej samej odpowiedzi, co ostatnio.
Skoncentruj się na procesie, a nie na ukończeniu.
Większość audytorów jest świadoma, że kolejnym etapem będzie analiza odpowiedzi i budowa raportu, co sprawia, że niepotrzebnie skupiają się na odpowiedzi na wszystkie pytania z listy kontrolnej, a nie na właściwym rozpatrywaniu projektu. Obawiają się, że ich praca zostanie odrzucona, jeśli nie będzie zawierała wszystkich odpowiedzi. Podczas tworzenia checklisty skoncentruj się na procesie. Pozostaw miejsce na wolne myśli, mieszaj pytania otwarte z zamkniętymi. Pamiętaj o kolejności, tak aby odhaczanie kolejnych pozycji było możliwie wygodne i nie wprowadzało bałaganu. Po ukończeniu przetestuj ją na sobie, pozwoli Ci to nie tylko na ocenę jakości, ale też czasu, który był potrzebny do ukończenia pracy. Poniżej kilka ważnych punktów, które powinieneś znać zanim zaczniesz tworzyć listę.
Dobra lista kontrolna
-
- Pozwala szybciej wdrażać nowych pracowników lub nowe pomysły.
- Pomaga wykonać zadania prawidłowo, pomimo stresu i zmęczenia.
- Ułatwia oddelegowanie zadań.
- Ułatwia śledzenie postępów oraz oszacowanie czasu potrzebnego na ukończenie zadania.
- Łączy kolejne etapy procesu.
- Ułatwia komunikację.
- Kładzie nacisk na pracę zespołową.
- Zmniejsza ryzyko utraty ważnych informacji.
- Systematyzuje działania, dyscyplinuje.
Warto pamiętać, że doświadczony audytor może posłużyć się listą kontrolną o skróconym zakresie, a nawet tematyczną. Audyt UX w pewnym stopniu bazuje na skomputeryzowanych procedurach, dlatego lista kontrolna może być tworzona w popularnych programach do tworzenia list. Ułatwi to jej modyfikację i przeniesienie odpowiedzi z listy kontrolnej do raportu końcowego bez konieczności przepisywania. Jak napisał Atul Gawande w 'Potędze checklisty’: „Dobre listy kontrolne charakteryzuje precyzja. Są krótkie, zwięzłe, na temat i łatwo je zastosować nawet w najtrudniejszych sytuacjach. Nie zastępują instrukcji obsługi.”
Podsumowując – zostaw otwarte drzwi.
Krótko mówiąc, listy kontrolne nie powinny być jedynym zasobem wykorzystywanym podczas audytu. Należy dołożyć wszelkich starań, aby w razie potrzeby zmienić strategię i mieć pewność, że audyt strony internetowej będzie kompletny. Checklista jest przydatna jako narzędzie zapewniające, że żaden punkt krytyczny nie zostanie pominięty, ale jej aktualność powinna być stawiana priorytetowo.
