Zbieranie wymagań dla serwisów internetowych

Zbieranie wymagań dla serwisów internetowych to jeden z kluczowych etapów tworzenia rozwiązań. Zależy od niego czy i w jakim stopniu strona firmowa, e-sklep albo aplikacja webowa będą spełniały swoje zadania biznesowe. Warto też pamiętać, że poprawnie zebrane wymagania wpływają nie tylko na ostateczny kształt serwisu, ale odpowiadają też za sprawny przebieg procesu budowy rozwiązania.

W artykule omawiam podstawowe rodzaje wymagań oraz sposoby ich gromadzenia, analizy i weryfikacji. Pokazuję też różnice w priorytetach dla różnych typów serwisów (firmowa strona www, sklep internetowy, aplikacja webowa dla rynku finansowego).

Po co zbierać wymagania dla serwisów internetowych

Stworzenie systemu webowego jest dość złożonym procesem. Oczywiście wiele zależy od typu serwisu i jego funkcjonalności, ale nawet dla najprostszej strony-wizytówki warto wymagania zbierać.

Najważniejszym powodem jest uzgodnienie między zamawiającym, a wykonawcą cech przedmiotu zamówienia. Każdy serwis powstaje w jakimś celu, ma wykonywać jakieś czynności, jakoś wyglądać i ktoś będzie z niego korzystał. Zlecenie pt. ”Wykonanie firmowej witryny www” mówi bardzo niewiele i jest co najwyżej ogólnym sygnałem o tym, czego będzie dotyczyła współpraca.

Poprawnie zebrane wymagania pozwalają zrozumieć zespołowi projektowemu (nawet jeśli zespołem jest działający w pojedynkę deweloper-orkiestra) co ma zostać stworzone. Często zbieranie wymagań sprawia, że zamawiający porządkuje swoje oczekiwania i rozwija wstępny pomysł w dojrzalsze rozwiązanie. Wymagania pozwalają też obu stronom sprawdzić, czy złożone zamówienie zostało w pełni zrealizowane zgodnie z umową i oczekiwaniami.

Problemy związane ze zbieraniem wymagań

Niepoprawne zebranie wymagań najczęściej skutkuje stworzeniem serwisu, który nie spełnia swoich zadań oraz generuje bardzo dużo nieporozumień w trakcie pracy. Gama możliwych problemów jest tak duża, że nie sposób ich wymienić. Dlatego skupię się na ostatecznych efektach. Należą do nich między innymi:

• brak serwisu – rozbieżność między rzeczywistymi oczekiwaniami i potrzebami, a powstałym serwisem jest tak duża, że używanie stworzonego rozwiązania nie ma sensu,
• błędnie funkcjonujące rozwiązanie – problemy występujące w serwisie sprawiają, że nie przynosi on korzyści biznesowych lub generuje straty,
• konieczność przebudowy stworzonego systemu – charakter i liczba problemów powodują, że rozwiązanie musi być przeprojektowane i/lub zmodyfikowane.

Rodzaje wymagań

Wymagania dla rozwiązań IT (a więc także dla serwisów webowych) dzielą się na kilka podstawowych typów.

Najczęściej spotykana kategoryzacja obejmuje wymagania:

• funkcjonalne,
• niefunkcjonalne,
• biznesowe,
• użytkownika.

Wymagania funkcjonalne

Dotyczą one funkcji, czynności lub zadań, które ma wykonywać rozwiązanie. Typowe wymagania funkcjonalne to rejestracja użytkownika, logowanie do systemu, dodawanie produktu do koszyka, filtrowanie produktów w sklepie www, generowanie raportów i zestawień, eksport danych w określonej postaci.

Wymagania niefunkcjonalne

Związane są one z cechami rozwiązania nie dotyczącymi bezpośrednio funkcjonalności. Zalicza się do nich wydajność, dostępność przy użyciu różnych urządzeń i systemów operacyjnych, bezpieczeństwo oraz inne kwestie składające się na użyteczność serwisu.

Wymagania biznesowe

Wiążą się z możliwością wykorzystania serwisu internetowego do realizacji celów biznesowych. Przykładem takich celów mogą być: pozyskiwanie zamówień, promocja marki, prowadzenie sprzedaży, automatyzacja i uproszczenie obsługi klientów itp.

Wymagania użytkownika

Dotyczą one przede wszystkim oczekiwań i potrzeb przyszłych odbiorców systemu co do posługiwania się systemem. Przykładowe wymagania użytkowników to: responsywność witryny, intuicyjna nawigacja, czytelność informacji udostępnianych przez system albo szybkość wczytywania strony lub sklepu.

Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o różnych opcjach dostępnych na rynku, jakie strony internetowe możesz stworzyć, to sprawdź artykuł „Rodzaje stron internetowych”.

Metody zbierania wymagań

Wymagania dla systemów internetowych pochodzą z wielu źródeł. Pierwszym i podstawowym dostawcą jest zamawiający, czyli najczęściej przyszły właściciel witryny, sklepu lub aplikacji. Jednak zleceniodawca nie zawsze jest w stanie dostarczyć komplet danych niezbędnych do zaprojektowania rozwiązania. Zamawiający z reguły dość dobrze potrafi określić wymagania biznesowe i funkcjonalne. Problemem bywają natomiast wymagania użytkowników.

Wachlarz stosowanych metod i źródeł zbierania wymagań dla serwisów internetowych jest szeroki:

• brief zleceniodawcy – dobrym źródłem wymagań, pozwalającym zrozumieć zakres projektu i zaplanować pozyskiwanie następnych danych jest dokument przygotowany przez zamawiającego. Często określa on kontekst biznesowy, opisuje podstawową funkcjonalność i grupę docelową, wskazuje konkurencję i inspiracje.
• kwestionariusze i zapytania wykonawcy – umożliwiają usystematyzowane zebranie informacji przydatnych dla różnych członków zespołu projektowego: projektantów UX/UI, copywriterów, deweloperów i testerów,
• badania użytkowników – pozwalają na identyfikację cech przedstawicieli grupy docelowej, stworzenie persony i odkrycie preferencji istotnych pod względem uzyskania dobrego user experience,
• analiza konkurencji – dzięki której wykonawca serwisu może przeanalizować funkcjonujące na rynku rozwiązania i wybrać maksymalnie skuteczne kierunki projektowe,
• warsztaty zamawiającego i wykonawcy – pozwalające na pogłębienie wiedzy na temat wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych, szczególnie przydatne w przypadku tworzenia rozwiązań nowych lub znacznie rozszerzających systemy istniejące.

Wybór konkretnych metod zależy od specyfiki projektu, jego skali, dostępnych budżetów, kompetencji zespołu wykonawcy oraz możliwości i woli zaangażowania zamawiającego.

Warto również pamiętać, że bez względu na wybrane metody zebrane wymagania warto weryfikować i sprawdzać ich wewnętrzną spójność.

Praktyka zbierania wymagań

Zbieranie wymagań realizowane opisanymi wyżej metodami ma swój scenariusz i dynamikę. Niemal zawsze jest to proces iteracyjny. Głównie dlatego, że dostarczone informacje i otrzymane przez wykonawcę odpowiedzi rodzą nowe zagadnienia i nowe pytania.

Podstawowym celem całego procesu jest zrozumienie potrzeb biznesowych klienta i powiązanie ich z oczekiwaniami oraz przyzwyczajeniami przyszłych użytkowników rozwiązania.

Nie mniej ważna jest priorytetyzacja wymagań umożliwiająca określenie budżetu projektowego i zaplanowanie pełnego zakresu prac obejmującego:

• projektowanie systemu webowego (strony, sklepu, aplikacji),
• prace deweloperskie,
• testowanie i weryfikacja wymagań,
• poprawki i uruchomienie produkcyjne.

Co warto podkreślić, w praktyce działań niezwykle ważna jest komunikacja. Zarówno między zamawiającym i wykonawcą, jak i w ramach zespołu projektowego. Komunikacja zapoczątkowana w fazie zbierania wymagań, z reguły ma swoją kontynuację na następnych etapach projektu.

Analiza i dokumentowanie wymagań

Wymagania w postaci surowych danych mają ograniczoną wartość. Dopiero ich analiza i uzgodnienie sposobu interpretacji przez zleceniodawcę i wykonawcę pozwala na efektywną współpracę.

Zebrane wymagania stanowią jasną wytyczną dla zespołu realizacyjnego. Priorytety wskazują, które wymagania mają być realizowane w pierwszej kolejności. Persona przypomina, w jaki sposób powinna być osiągana użyteczność. Specyfikacje wymagań czy diagramy przepływu stają się również bazą do list zadań dla deweloperów.

Udokumentowane wymagania pozwalają sprawdzić w fazie testów na końcowym etapie przygotowania systemu, bądź aplikacji, czy udało się spełnić przyjęte założenia.

Po uruchomieniu rozwiązania dokumentacja wymagań stanowi doskonały fundament do prac rozwojowych, np. zwiększających funkcjonalność serwisu. Brak dokumentacji powodowałby też, że jakiekolwiek modyfikacje wymagałyby prowadzenia analiz od początku.

Weryfikacja wymagań dla serwisów www

Weryfikacja wymagań dla serwisów internetowych jest jednym z ważniejszych etapów procesu tworzenia rozwiązania. Pomijając wątek rozliczenia prac wykonanych przez zleceniobiorcę, weryfikacja pozwala określić jakość rozwiązania. Weryfikacja wymagań może być przeprowadzana przez analizę dokumentacji, weryfikację kodu źródłowego oraz przez przeprowadzanie testów manualnych lub automatycznych przez testerów.

Weryfikacja wymagań funkcjonalnych obejmuje testowanie działania poszczególnych funkcjonalności strony internetowej, sklepu lub aplikacji. Zarówno tych realizowanych przez użytkowników jak i dotyczących integracji z innymi systemami.

Weryfikacja wymagań niefunkcjonalnych obejmuje testy wydajności, bezpieczeństwa, dostępności, badania UX oraz innych aspektów, które wpływają na jakość strony.

Testowanie wymagań powinno być prowadzone na wszystkich etapach prac włącznie z testowaniem prototypów, testowaniem beta i testowaniem finalnej wersji strony.

Weryfikacja wymagań powinna być przeprowadzana przez różnych członków zespołu projektowego (designerów, deweloperów, testerów) i przez zamawiającego, w miarę możliwości z udziałem użytkowników końcowych.

Dzięki temu można zapewnić, że strona internetowa będzie spełniała oczekiwania wszystkich zainteresowanych stron.

Weryfikacja wymagań serwisów www jest kluczowym etapem projektowania, który pozwala na upewnienie się, że strona internetowa będzie spełniała oczekiwania użytkowników i cele biznesowe klienta.

Specyfika zbierania wymagań dla wybranych typów serwisów

Proces zbierania wymagań w dużym stopniu zależy od specyfiki i skali rozwiązania webowego, którego dotyczy. O ile ogólny proces opisany wyżej jest właściwie jednakowy, o tyle warto zwrócić uwagę na obszary wymagające szczególnego zainteresowania.

Wymagania dla firmowej strony WWW

Kluczowe znaczenie mają wymagania biznesowe. Jakie cele są stawiane przed stroną, jakie ma wywrzeć wrażenie.

Naturalnym następstwem wymagań biznesowych jest zrozumienie do kogo strona jest adresowana. Istotne jest w jakim charakterze i celu użytkownik odwiedza stronę. Ważne są przyzwyczajenia i oczekiwania odbiorcy, w dużej mierze kształtowane przez działania konkurencji.

W mniejszym stopniu istotne są wymagania funkcjonalne. Po prostu witryny firmowe, nawet bardzo rozbudowane, mają stosunkowo prostą funkcjonalność.

Podobnie ma się sprawa z wymaganiami niefunkcjonalnymi. Można przyjąć niemal w ciemno, że zastosowanie certyfikatów SSL i spełnienie Core Web Vitals będzie wystarczające.

Wymagania dla sklepu internetowego

W przypadku e-commerce cel biznesowy jest jasny: możliwie wysoka sprzedaż. Gama dostępnych rozwiązań funkcjonalnych jest powszechnie znana i do zebrania wymagań w tym zakresie wystarczy standardowa checklista funkcji e-sklepu.

W sklepie internetowym warto pochylić się nad wymaganiami użytkowników. Dużego znaczenia nabiera bowiem sposób prezentacji produktów, łatwość ich wyszukiwania, filtrowania i sortowania, a także intuicyjność obsługi koszyka.

Ważne są także wymagania niefunkcjonalne związane z bezpieczeństwem (zarówno w rozumieniu technicznym, jak i prawnym, związanym m.in. z regulaminem sklepu) oraz wydajnością systemu.

Wymagania dla aplikacji webowej

Jako przykład weźmy aplikację dla rynku finansowego (bankowa, maklerska itp.).

Zbieranie wymagań funkcjonalnych koncentruje się w podobnych przypadkach na bardzo precyzyjnym zrozumieniu i zapisaniu pożądanego sposobu działania aplikacji. Jest to podstawa, gdyż skutki ewentualnych błędów mogą być poważne i dotkliwe.

Bardzo duże znaczenie mają wymagania użytkowników, odpowiadające za ocenę użyteczności rozwiązania.

W fazie zbierania wymagań niezwykle ważne, często kluczowe, są wymagania bezpieczeństwa. Dotyczą one z reguły identyfikacji klienta, zabezpieczenia transmisji oraz odporności rozwiązania na różnego rodzaju zagrożenia, w tym ataki hakerskie).

Podsumowanie

Zbieranie wymagań jest koniecznym etapem tworzenia rozwiązań webowych.

Po pierwsze pozwala wykonawcy zrozumieć potrzeby zamawiającego. Dzięki temu w ogóle możliwe jest prowadzenie prac, których efektem jest gotowy system.

Po drugie zbieranie wymagań pozwala określić i zaplanować proces wytwórczy, zakończony finalnym testowaniem systemu.

I wreszcie na koniec, poprawnie zebrane wymagania stanowią bazę do prac rozwojowych strony internetowej, e-sklepu bądź aplikacji webowej.